6 Tipps für eine Kommunikationsstrategie in Kirche & Gemeinde

„Da hat doch jemand letztens eine Anfrage bezüglich des Gottesdienstes gestellt, aber wo?“ Kennt ihr das auch, dass man so einen Gedankenfetzen hat, dass da was war, aber man weiß nicht mehr auf welchem Kanal das gelaufen ist?! Man durchsucht das E-Mail-Postfach: Nichts drin. Dann WhatsApp oder die SMS auf dem Smartphone: Auch nichts. War es vielleicht doch der Facebook-Messenger oder gar persönlich?

Inzwischen feuert es auch in der Kirchengemeinde auf allen Kanälen: Ganz klassisch auf dem Telefon, dem Anrufbeantworter, per Brief oder dann per E-Mail, SMS, den sozialen Medien oder einem beliebigen Instant-Messenger (WhatsApp, Threema, Instagram, Telegram, Slack, …). Aber wie da den Überblick behalten? Hier ein paar Tipps dazu:

1. Kommunikationsplanung

• Überlegt euch als Leiter der Gemeinde, was das Ziel eurer Kommunikation untereinander sein soll: Informationen austauschen, persönlicher Austausch …?
• Welche Dinge werden unbedingt persönlich abgesprochen (Treffen, Sitzung, Telefon oder Videokonferenz) und welche können auch textbasiert über ein Medium laufen?
• Denkt darüber nach, wie und mit welchem Medium ihr als Gemeinde miteinander kommunizieren wollt und könnt (Brief, Telefon, SMS, E-Mail, Soziale Medien, …).
  • Bitte beachtet auch, dass die Wahl des Medium bis jetzt noch eine Altersfrage ist: Manchmal müssen junge Leute ermutigt werden, die klassischen Kanäle auch noch zu nutzen. Und die älteren dazu, auch mal die neuen Wege zu beschreiten, damit auch eine Informationsgemeinschaft entstehen kann.
• • Als Leiter und Pastoren der Kirche & Gemeinde müssen wir mehr als die Mitglieder und Freunde dazu in der Lage sein, die unterschiedlichen Kanäle zu nutzen – gerade, wenn die Altersspanne in der Gemeinde breit gefächert ist! Bitte an dieser Stelle keine Ausflüchte: Lasst euch darin schulen, besucht Seminare, sonst fallen Menschen bei euch durchs Raster!
• Erkundigt euch nach euren Datenschutzrichtlinien in eurer Kirche / eurem Gemeindebund, damit ihr keine Grenzen überschreitet, die fatale Folgen haben können!

2. Kommunikationsentscheidung

• Legt eure Kommunikationsmittel in der Gruppe oder Gemeinde fest:
  • Was ist euer Leitmedium für offizielle Informationen nach innen (z.B. Protokolle für die Mitglieder)? Bei uns ist es die E-Mail und ggf. der Newsletter. Die Nicht-E-Mailer werden von der Familie oder von Geschwistern per Ausdruck mit versorgt.
  • Was ist euer schnelles und direktes Medium? Hier kann man sich für ein Instant-Messaging-System entscheiden und das den Mitgliedern und Freunden auch erklären (z.B. durch Schulungs-Abende)
• Legt eure Kommunikation nach außen fest:
  • Was ist euer Leit-Kommunikationsmittel nach außen? Bei uns ist es die Gemeinde-Homepage, von der dann alle Kanäle per Autoposting in die sozialen Medien und die GemeindeApp laufen. Natürlich gibt es auch wöchentliche Pressemeldungen für die Zeitungen vor Ort und im Umkreis.

3. Klare Kommunikation über Kommunikation

• Sprecht in der Kirche und Gemeinde klar darüber, was geht und was nicht geht!
  • Da hilft ein kurzer und knapper Leitfaden für die Kommunikation in der Kirche und Gemeinde. Was geht? Was geht nicht? Z.B. gehören seelsorgerliche und persönliche Dinge nicht Facebook-Gruppen hinein oder die „Allen-Antworten“-Funktion ist verboten, weil sonst alle mit Mails zugemüllt werden.
• Scheut euch nicht, Grenzüberschreitungen klar anzusprechen, da gerade Kirche und Gemeinde ein Schutzraum für Menschen sein soll! Manche Menschen aus euren Reihen denken, man müsse auch mit den modernen Kommunikationsmitteln als Kirche nach allen Seiten offen und nicht ganz dicht sein.
• Scheut euch auch nicht, eine Anfrage über ein nicht vereinbartes Medium abzuweisen und zu bitten, den abgesprochenen Kanal zu nutzen! Das hilft euch, den Überblick zu bewahren.

4. Überprüfung der Kommunikation

• Von Zeit zu Zeit muss die Kommunikation überprüft werden (z.B. jedes Jahr):
  • Werden die Kanäle in der Kirche und Gemeinde sinnvoll genutzt? Oder verkommen sie zu Spaß-Pinnwändern?
  • Sind die Kanäle noch aktuell oder gibt es inzwischen bessere Möglichkeiten?
  • Wie schaut es mit der Sicherheit des Kanals aus? Was sagt die Fachpresse dazu (www.heise.de, www.golem.de, www.t3n.de, …)
  • Ist es dran das Komunikationsmittel zu wechseln? Bedenkt die EInarbeitungszeit und dass es die große träge Masse gibt, die nicht so schnell umschwenkt!
• Lasst euch von Profis beraten, die es auch in euren Reihen gibt! Menschen, die in Firmen tagtäglich mit dem Thema zu tun haben.
  • Damit holt ihr auch Leute ins Boot, die inhaltlich in der Kirche und Gemeinde nicht so aktiv sein können oder wollen.

5. Benutzt Kommunikations-Dashboards

• Bei der Vielzahl von Kanälen helfen Cockpits am Laptop oder Desktop, die die Kanäle auf einen Blick erfassbar machen:
  • Soziale Medien: www.hootsuite.com, www.buffer.com, … Hier einen kleinen Überblick dazu >>
  • Ich selber nutze schon seit Jahren Hootsuite. Es bietet eine Vielzahl von kostenlosen und kostenpflichtigen Plugins und ist auch fürs Smartphone verfügbar.
  • Instant Messanging: WhatsApp, Telegram, Facebook-Messenger, Skype, Slack, etc. können über ein Programm genutzt werden, was den Überblick erleichtert.
  • Ich nutze Franz (www.meetfranz.com) dafür. Es gibt aber auch Rambox (www.rambox.pro).

6. Trefft euch auf nen Kaffee

• Versichert euch immer wieder, dass es in Kirche und Gemeinde auch „ohne“ geht: ohne Smartphone, E-Mail, ….
• Vielleicht macht ihr mal zum Spaß wie früher eine Telefonkette. Vielleicht auch eine Besuchskette. Das könnte in Krisenzeiten eine große Hilfe sein.
• Oder einfach mal treffen ohne Smartphone: zum Essen, Quatschen, zum Beten, auf nen Kaffee, … in Real Life!

 

Habt ihr noch weitere Tipps und Erfahrungen dazu?

• Einfach unten posten und kommentieren …
• Danke!

Foto: wax115 / www.sxc.hu